28 Oktober 2008

PERAN SUPERVISOR DALAM FRAUD AUDIT


Untuk mencapai ukuran mutu kegiatan audit diperlukan standar auditing. Standar pekerjaan lapangan pertama dari standar auditing menyatakan bahwa pekerjaan harus direncanakan sebaik-baiknya dan jika digunakan asisten harus disupervisi dengan semestinya. Supervisi dalam fraud audit menjadi lebih penting, mengingat banyaknya hal-hal unik/pelik dalam pembuktian fraud serta sering munculnya perbedaan pendapat dalam rangka pembuktian masalah fraud.


SUPERVISI DAN SUPERVISOR
Kamus Besar Bahasa Indonesia menyebutkan bahwa supervisi adalah pengawasan utama, pengontrolan tertinggi atau penyeliaan. Sedangkan supervisor adalah pengawas utama, pengontrol tertinggi atau penyelia.

1. Kedudukan Supervisor
Dalam suatu organisasi dari tingkatan yang lebih rendah, kedudukan supervisor dapat dilihat sebagai berikut:
  • Tingkat pertama atau tingkat terendah dalam organisasi adalah pelaksana atau bawahan, mereka bekerja sendiri dan bertanggung jawab atas hasil kerjanya sendiri atau lebih luas atas hasil kerja dari kelompok dimana yang bersangkutan ikut sebagai anggota.
  • Tingkat berikutnya adalah mereka yang tugasnya mengupayakan agar para pelaksana melaksanakan tugasnya dengan baik. Mereka ini disebut supervisor atau manajer pada garis terdepan. Masalah pada level ini bukan bagaiman dia bekerja tetapi bagaimana dia dapat melakukan supervisi secara efektif.
  • Di atas supervisor terdapat rentang yang luas yang disebut sebagai manajer tingkat menengah. Manajer tingkat menengah ini melakukan supervisi kepada para supervisor.
  • Di atas manajer dengan berbagai tingkatannya terdapat kelompok eksekutif atau manajer tingkat puncak.

2. Peranan Supervisor

Apabila pelaksana tidak dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, seorang supervisor dapat meminta agar bawahannya tersebut menghentikan pekerjaannya dan kemudian supervisor ini memberikan contoh bagaimana mengerjakan tersebut secara actual dengan hasil yang baik. Namun demikian, ia tidak boleh menggantikan bawahannya itu.

Dalam pandangan lain, peran supervisor dapat pula dijelaskan sebagai peran 5 M, yaitu:
1) Manajer
2) Memonitor
3) Mentor (penasehat)
4) Mediator
5) Motivator.

3. Tugas Supervisor

Secara umum tugas supervisor dapat diidentifikasikan sebagai berikut:

  • Merencanakan pekerjaan
  • Mengendalikan pekerjaan
  • Memecahkan masalah dan pengambilan keputusan
  • Memberikan umpan balik kinerja untuk bawahan
  • Melatih, mendidik dan mengembangkan bawahan
  • Menciptakan suasana kerja yang kondusif
  • Mewakili pimpinan.

4. Wewenang dan Tanggung Jawab Supervisor
Supervisor bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiatan sesuai rencana dan kebijakan yang telah digariskan oleh pimpinan. Sesuai dengan tuntutan tanggung jawab tersebut, supervisor berwenang antara lain:

  • Mengatur penugasan kelompoknya
  • Mereviu hasil kerja kelompoknya
  • Melaporkan untuk dikenakan sanksi terhadap anggota kelompok yang tidak melaksanakan tugasnya dengan baik sesuai lingkup tugasnya.

5. Kendala Yang Dihadapi Supervisor
Kendala yang dihadapi supervisor bisa datang dari internal maupun eksternal. Kendala internal antara lain menyangkut keterbatasan kemampuan manajerial dan kemampuan teknikal yang dimiliki supervisor. Sedangkan kendala eksternal dapat terjadi antara lain menyangkut pembatasan kewenangan yang dilimpahkan kepada supervisor maupun kondisi keterbatasan yang melekat pada unit pemeriksa.

6. Penilaian Kinerja Supervisor
Terdapat 4 (empat) aspek yang menjadi indikator keberhasilan supervisor, yaitu:

  • Memenuhi jadual hasil kegiatan melalui perencanaan yang matang.
  • Memperoleh mutu hasil kerja sesuai yang diharapkan melalui pengawasan yang ketat serta pengarahan yang memadai.
  • Menjaga jalannya pelaksanaan kegiatan secara ekonomis dan efisien melalui pengendalian kegiatan dan motivasi kepada bawahan.
  • Memelihara sikap dan kerjasama dengan atasan dan bawahan sehingga tercipta suasana kerja yang kondusif.

C. SUPERVISI DALAM FRAUD AUDIT

1. Supervisi Dalam Tahap Pra Perencanaan
Berbeda dengan kegiatan-kegiatan lainnya, kegiatan fraud audit memerlukan suatu tahap sebelum merencanakan fraud audit yaitu tahap pra perencanaan. Kegiatan dalam tahap ini adalah menelaah informasi awal, yaitu mengidentifikasi unsur-unsur 5 W dan 1 H: What (Apa), Who (Siapa), Where (Dimana), When (Bilamana), Why (Mengapa), dan How (Bagaimana), untuk menentukan perlu tidaknya dilakukan fraud audit.
Sebagaimana diketahui bahwa dugaan adanya kasus penyimpangan yang diterima dapat berbentuk tertulis atau lisan, antara lain berupa :

  • Surat permintaan untuk diaudit.
  • Surat pengaduan masyarakat
  • Surat Penerusan pengaduan masyarakat yang diterima oleh Instansi/Lembaga.
  • Pengaduan lisan baik secara langsung maupun melalui teknologi informasi.

Di sini faktor pengalaman, yang lebih banyak dari supervisor dibandingkan dengan tim audit, akan sangat membantu dalam memutuskan perlu atau tidaknya dilakukan suatu fraud audit atas informasi awal yang diterima. Selain untuk menilai cukup alasan atau tidaknya dilakukan fraud audit, supervisi yang dilakukan dalam tahap ini juga mencakup mandat/dasar hukum ataupun kewenangan unit pemeriksa untuk melakukan fraud audit.

2. Supervisi Dalam Tahap Perencanaan
Perencanaan Fraud Audit mencakup perumusan hipotesis secara rinci, penyusunan program kerja audit, penentuan sumber daya pendukung yang dibutuhkan dalam pelaksanaan fraud audit, dan penerbitan surat tugas. Rumusan hipotesis rinci akan menentukan arah fraud audit, untuk itu dalam merumuskannya sebaiknya memperhitungkan hal-hal sebegai berikut:

  • Risiko yang mungkin ada
  • Di bagian mana saja kemungkinan penyimpangan itu terjadi
  • Kendali mana saja yang lemah
  • Pihak-pihak mana yang mungkin terlibat
  • Kemungkinan dampak yang terjadi.

Supervisi atas penyusunan program kerja fraud audit ini dilakukan oleh supervisor untuk meyakinkan bahwa:

  • Dengan program kerja audit tersebut dapat dikumpulkan bukti-bukti yang diperlukan untuk mendukung hipotesis yang disusun.
  • Program kerja audit telah mendistribusikan tugas audit secara merata sesuai porsinya kepada semua tim audit
  • Program kerja audit telah memperhitungkan waktu audit masing-masing personil tim audit

Untuk suatu rencana yang baik, seharusnya dapat dipantau setiap saat: siapa mengerjakan apa dan telah menyelesaikan apa saja pada suatu saat, sehingga memungkinkan seorang supervisor menagih hasil kerja yang seharusnya diselesaikan untuk dilakukan reviu sebagaimana mestinya, atau harus melakukan penyesuaian apabila ditemui hambatan atau fakta lain yang memerlukan pendalaman pemeriksaan.


Dari rencana waktu tersebut, supervisor dapat merencanakan waktu supervisi ke lapangan nantinya. Rencana waktu supervisi ke lapangan perlu dikomunikasikan dengan tim audit agar kehadiran supervisor di lapangan benar-benar bermanfaat bagi kelancaran tugas tim.
Di lain pihak, supervisor dalam melakukan supervisi ini harus dapat meyakini bahwa semua personil tim audit memahami apa yang menjadi tugas masing-masing sesuai program kerja audit, dan program kerja tersebut akan menghasilkan kertas kerja yang mendukung simpulan hasil audit.

3. Supervisi Dalam Tahap Pelaksanaan
Supervisi dalam tahap pelaksanaan merupakan supervisi atas pelaksanaan program kerja audit yang ditujukan untuk mengumpulkan dan mengevaluasi bukti-bukti yang dikumpulkan. Supervisor perlu meyakinkan bahwa audit telah berjalan sesuai yang direncanakan, melalui:

  • Apakah program kerja telah dilaksanakan sebagaimana mestinya
  • Apakah pelaksanaan audit di lapangan mengalami hambatan
  • Apakah pencapaian target penyelesaian pekerjaan sesuai waktu yang direncanakan
  • Apakah tim bekerja secara efisien.

Agar dapat melaksanakan peran supervisinya dengan baik dalam tahap ini, disamping paham tentang bukti-bukti audit, supervisor harus memahami tentang bukti-bukti yang dapat diterima menurut hukum meliputi jenis-jenis bukti, sumber-sumber bukti, kuantitas dan kualitas bukti, dan metode perolehan bukti.
Dalam fraud audit sering terjadi bahwa apa yang direncanakan tidak sepenuhnya dapat dilaksanakan sesuai rencana. Hal tersebut sangat dipengaruhi oleh kondisi lapangan dan asumsi awal yang dijadikan pertimbangan dalam menyusun hipotesa. Kemungkinan yang terjadi adalah:

  • Terlambat pengerjaannya
  • Lebih cepat pengerjaannya
  • Rencana tidak dilaksanakan atau tidak perlu dilaksanakan
  • Melaksanakan yang tidak direncanakan.

Penyesuaian dari rencana tersebut perlu dibahas bersama. Apabila penyesuaian dari rencana tersebut telah dilaksanakan sesuai kondisi lapangan, hal tersebut perlu dipertanggungjawabkan dengan argumentasi yang memadai. Disinilah peran supervisor berdasarkan pengalaman yang dimilikinya diharapkan melakukan pembinaan terhadap tim dan berpikir konstruktif mengarah kepada penyelesaian tugas dengan baik.Di lain pihak untuk mengatasi hambatan dari auditan, supervisor dapat berperan sebagai komunikator dan mediator agar pelaksanaan audit menjadi lebih lancar sehingga tugas audit dapat diselesaikan tepat waktu.

4. Supervisi Dalam Tahap Pelaporan
Supervisi dalam tahap pelaporan perlu dilakukan agar laporan hasil fraud audit benar-benar akurat, obyektif dan mencerminkan fakta yang sebenarnya terjadi, yaitu bahwa:

  • Laporan harus didukung dengan bukti-bukti yang memadai
  • Informasi dari hasil interview telah dilakukan pengujian melalui konfirmasi dan konfrontasi dengan informasi yang didapatkan dari pihak-pihak terkait
  • Seluruh informasi yang dituangkan dalam laporan bukan merupakan pendapat atau opini auditor atau persepsi pihak-pihak yang diinterview.

Kegiatan supervisi dalam tahap ini dapat dilakukan dengan:
1) Reviu atas konsep laporan
2) Pembahasan dengan Tim Audit
3) Reviu kelengkapan KKA dan kesesuaiannya dengan laporan.

Media reviu atas konsep laporan menggunakan Routing Slip untuk memantau pemprosesan konsep tersebut, dan Lembar Reviu (Reviu Sheet) untuk mencatat petanyaan/ permasalahan dan penjelasan atas proses reviu yang dilakukan.






Tidak ada komentar: